Tuloslaskelman ymmärtäminen ja kuukausittaiset ajot Procountorista
Olen ennenkin kirjoittanut tästä, että rahan liikkeiden ymmärtäminen yrityksessä on hämmästyttävän hankalaa! Nyt olen ollut yli 10 vuotta yrittäjänä ja nyt ekaa kertaa olen vähän isomman putiikin toimitusjohtajana ollut reilun vuoden.
Olen taas tämän asian äärellä, että miksi emme voi Procountorin puskemasta kuukausittaisesta tuloslaskelmasta ennustamaan juuri mitään koko vuoden tuloksesta. Tai miksi emme näe siitä edes sitä, miten meillä menee tällä hetkellä.
Piirsin kuvan, joka selventää asiaa.
Työtapani on visualisoida kaikki. Sitten tulee vasta teksti ja excelit.
Kuvassa näkyy 12 kuukautta, eli tilkausi. Meillä se on heinäkuun eka – kesäkuun vika. Eli Tuloslaskelma tehdään yhdestä tälläisestä pätkästä, A:sta B:hen. Itse tuloslaskelmatyö tehdään ajan hetkellä C, joka on noin 1,5kk B:stä eteenpäin, meillä siinä elokuun puolivälissä. Sen takia, että kestää aikaa saada kaikki laskut ulos.
Jotta yksi 12 kk pätkä olisi vertailukelpoinen läpi vuosien, tulee meidän liiketoiminnassa pari hankalaa juttua eteen.
Meidän keikat eli remontit vaihtelee päivästä muutamaan kuukauteen, on jopa vaan muutaman tunnin keikkoja. Tästä seuraa sellainen ilmiö, että millä tahansa ajan hetkellä on kymmeniä keikkoja käynnissä. Lisäksi laskutuksessa on kahdenlaista viivettä.
Viive 1 on se, että saamme valmiille remontille laskutusluvan. Viive 2 on se, että asiakas maksaa laskunsa lopulta.
Kuvassa on kolme esimerkkikeikaa: D,E ja F.
Ajan hetkellä B niistä on yksi tehty ja laskutettu, D. E on kesken ja F on vasta tulossa. Laskelmaa tehdään ajan hetkellä C.
D keikka on tehty, laskutettu ja rahat on tullut. Kaikki materiaali, työ ja yleiskustannus on tapahtunut sekä todellisuudessa että kirjanpidossa että firman kassassa. Ja nämä kaikki kolme on ihan eri asioita. Toistan: kassa, todellisuus ja kirjanpito elää ihan omaa elämäänsä.
F keikka on vasta tulossa ajan hetkellä B. F keikkaan on kuitenkin ehkä jo ostettu materiaalia! Työtä ei ole vielä tehty, ellei myyntiä ja työnjohdon valmistelemaa työtä lasketa. Meillä ne ovat yleiskustannuksessa eli overhead kustannuksessa. Niitä ei käsitellä erikseen.
E keikka on ajan hetkellä B kesken. Siihen on ostettu materiaalia ja siihen on sitoutunut työtä. Osa E keikan laskutuksesta kuuluu kaudelle A:sta B:hen. E-keikan työ, materiaalit ja laskutus pitää kaikki katkaista ja tarkastella päiväkohtaisesti ja laskukohtaisesti rivi riviltä! Tähän työhän menee meillä noin 2 työpäivää toimistosihteeriltä, kunhan ensin työnjohto on selittänyt mitkä keikat oli kesken. Tämän tiedon saamme Easoftista ja yleisestä näppituntumasta.
Meidän keikkojen koko on 500 € – 50 000€. Ilmiö jota tässä selitin, aiheutta sen, että mikä tahansa kuukausi ajettu Procountor ajo ei kerro juuri mitään siitä, miten firmalla menee. Ainostaan jos tähän ajoon lisää sen tiedon, että montako keikkaa ja paljonko laskutusta yhteensä ei ehtinyt mukaan ajan hetkella B, voi päätellä jotain siitä miten firmalla menee.
Muuten ainut keino on tehdä tuo kahden työpäivän työ, jossa katkaistaan kaikki oleelliset keikat keskeltä kahtia. Niin ja lisäksi oli se, että keikoissa F voi olla ostoja, jotka on tehty jo ja jotka eivät kuulu tarkastelukauteen.
Tälläinen homma tämä on. Tämä aiheuttaa hämmennystä ekana vuonna, nyt sen jo tietää.
Paljonko tämä voi aiheuttaa sitten hämmennystä pitkin vuotta, jos katsoo yhden kuukauden ajoa Procountorista ja vertaa sitä edellisen vuoden ajoo?
Jos keikka E ja F ovat ajan hetkellä B vaikkapa yhteensä noin 100 000 € suuruudeltaan ja niitä ei kumpaakaan ole vielä pystytty laskuttamaan, koska toinen ei ole valmis ja toinen ei ole vielä edes alkanut. Silloin materiaaliostot näyttävät 50 000 € liikaa ja työ eli palkkakulut näyttää 33 000€ liikaa. Koko firman tulos näyttää 100 000€ liian vähän, koska laskuja ei ole vielä lähtenyt. Alihankintaostot näyttäisi 14 000 € liikaa.
Miten oma firmasi käyttäytyy tämän asian suhteen?